Asana – Projektmanagement

Hallo zusammen,

bevor ich zu Asana kam, hatte ich einige Aufgaben- und Projekttools ausprobiert. Irgendwann bin ich über einen Beitrag von Ivan Blatter gestolpert.

Bei den Tools, die ich bisher im Einsatz hatte, hatte immer irgendwie etwas gefehlt. Bei Asana habe ich nun die Möglichkeit, sowohl die klassischen Aufgabenlisten als auch Projekte in Kanban Listen zu erstellen. Je nachdem, welches Projekt ich aktuell bearbeite ist entweder die eine oder andere Ansicht hilfreich. Der Vorteil hier ist, dass ich nicht zwei Aufgabentools verwenden muss.

Neues Projekt - Aufgabenliste
Neues Projekt – Aufgabenliste

Hat man ein Projekt angelegt, so kann man auch direkt mit dem Erstellen von Aufgaben anfangen. Bei Asana hat man die Möglichkeit, ziemlich in die Tiefe zu gehen, was Unteraufgaben betrifft. So besteht die Möglichkeit, zu einer Aufgabe, eine Unteraufgabe zu erzeugen und darunter wieder eine Unteraufgabe anzulegen. Jede Aufgabe kann einer bestimmten Person zugewiesen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Was mir bei den Kommentaren am Besten gefällt ist die Möglichkeit, bestimmte Kommentare als wichtig anzuheften. Dieser Kommentar wird farblich unterlegt und auch zusätzlich direkt am Anfang angezeigt.

Asana - Aufgabe
Asana – Aufgabe

Jeder Aufgabe und Unteraufgabe können ferner aus diversen Datenquellen Dateien angehängt werden.

Fügt man eine Datei aus z. B. OneDrive ein so wird diese nur verlinkt. D. h. überarbeitet man die Datei wieder direkt in OneDrive steht in Asana immer das aktuelle Dokument zur Verfügung.

Asana - Datenquellen
Asana – Datenquellen

Trotz der Vielzahl von Quellen ist eine Verknüpfung zu Dateien in der iCloud noch nicht möglich.

Darüber hinaus bietet Asana an, Aufgaben innerhalb eines Projektes in einem Kalender anzuzeigen.

Asana - Kalenderansicht
Asana – Kalenderansicht

Somit hat man auf einen Blick die Übersicht, wann welche Aufgabe fällig wird und wer dafür zuständig ist. Innerhalb des Kalender ist es ferner Möglich, direkt eine Aufgabe anzulegen oder diese auf einen anderen Tag zu verschieben. Somit bietet Asana die Möglichkeit, Termine im einer Teambesprechung neu zu koordinieren.

Den Kalender lässt sich auch mit einem externen Kalender synchronisieren. Entweder könnt ihr hier den Link zu einem Projekt für euren Google Kalender, sowie iCAL oder Outlook erstellen.

Dabei ist folgendes zu beachten:

  • Nur Aufgaben mit Fälligkeitsdatum werden synchronisiert.
  • Die Kalendersynchronisation ist einseitig: Aktualisierungen des Kalenders werden in Asana nicht berücksichtigt.
  • Erledigte Aufgaben werden nicht synchronisiert.
  • Unteraufgaben werden auch mit externen Kalendern synchronisiert.
  • Teamkalender können nicht synchronisiert werden.
  • Es ist nicht möglich, Kalender per URL mit Outlook für Mac 2011 zu synchronisieren.
  • Die erste Synchronisierung mit eurem Kalender sollte sofort erfolgen, aber nachfolgende Synchronisierungen können bis zu einem Tag dauern.

Über den Reiter „Diskussionen“ bietet Asana ferner die Möglichkeit einer Chatfunktion, um sich im Team entsprechend abzustimmen. Somit lassen sich auch Tools wie Slack mit Asana ersetzen.

Im Reiter „Dokumente“ werden alle Dateianhänge gespeichert, die zu diesem Projekt entsprechend abgelegt wurden. Somit kann man recht schnell auf Dateien zugreifen, ohne lange suchen zu müssen.

Je nachdem, welche Anforderung man an Asana stellt, werden einem folgende Preismodelle angeboten:

  1. Basis-Version: kostenlos
  2. Premium
  3. Business
  4. Enterprise  

Unter https://bit.ly/30wZNsvd findet man eine detaillierte Aufstellung der Funktionen pro Modell.

Integrationen in SharePoint oder Teams sind ohne weiteres möglich. Ansonsten stehen Microsoft Flow, IFTTT oder Zapier zur Verfügung um Asana mit anderen Anwendungen und Diensten zu verknüpfen.

Viele Grüße

Euer Kai

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