Hallo zusammen,

heute möchte ich euch einmal kurz eine Idee vorstellen, wie man die interne E-Mailflut mit Hilfe von Asana reduzieren kann. Meiner Meinung nach dürfte es auch möglich sein, die Mails innerhalb eines Unternehmens nahezu auf null zu reduzieren. Dazu kann der Einsatz primär von Asana und ggf. als Unterstützend Microsoft Teams oder auch Slack dienen.

Im Normalfall versenden wir E-Mails um jemanden um einen Gefallen zu Bitten. Egal ob es sich dabei um die Erstellung eines Angebots handelt, oder ob ein Auftrag angelegt werden muss oder ob etwas zu recherchieren ist. Oftmals kommt es vor, dass mehrer Personen im “AN” Feld stehen, was entweder dazu führt, dass sich keiner veranlasst fühlt etwas zu tun, dann bleibt die Aufgabe liegen, oder alle fühlen sich bemüßigt die Aufgabe anzugehen, was dann dazu führt, dass viele Personen das Gleiche tun. Die Krönung eines solchen Chaos ist dann, wenn alle angeschriebenen Personen dann auf die Idee kommen, bei Rückfragen an eine Person wiederum alle anzuschreiben und das leidige E-Mail-Ping-Pong nimmt seinen Lauf!

Hinzu kommen dann noch Personen, und ich gebe zu, dazu zähle ich mich, die dann in CC stehen. Was macht ein Teil der Menschen wie ich? Genau. Solche Mails werden perse über eine Outlook Regel direkt als gelesen abgelegt. Ob das die feine englische Ader ist, Ich glaube darüber könnte man lange diskutieren.

Was wäre aber nun, wenn man diese Nachrichten nicht als E-Mail versenden würde, sondern die Kommunikation als Aufgabe direkt in Asana anlegt? Person A erhält vom Kunden eine Nachricht mit der Bitte um ein Angebot oder Reklamation. Dieser stellt in das jeweilige Projekt, zum Beispiel „Kundenanfragen“ die Nachricht ein. Im Team sitzen dann Personen, die sich mit der Materie auskennen. Ein Sachbearbeiter übernimmt federführend das Anliegen des Kunden und teilt sich als Verwantwortlicher ein. Mit Hilfe von Asana kann er mit Hilfe der Kommentarfunktion den aktuellen Status reinschreiben. Wichtige Statusmeldungen können auch als über den ganzen Kommentaren angeheftet werden.

Somit hat man mehrer Fliegen mit einer Klappe geschlagen

  1. Es müssen keine E-Mails verschickt werden. Denn in dem Moment, in der ich eine Mail verschicke, ist sie schon wieder veraltet.
  2. Es gibt einen Hauptverantwortlichen, der sich um das Anliegen des Kunden kümmert.
  3. Der aktuelle Status kann direkt und ohne Umschweife eingesehen werden.
  4. Es ist alles entsprechend dokumentiert.

Ferner steht zusätzlich noch Collaboration Tools wie Microsoft Teams, Google Chat oder Slack zur Verfügung. 

Um so arbeiten zu können, wird aber auch eine gewisse Disziplin notwendig sein. Erstens setzt dies nämlich voraus, dass derjenige, der die Aufgabe übernimmt, auch den Status immer auf dem Laufenden hält. Zweitens setzt dies ebenfalls voraus, dass von dem Antragsteller, die Aufgaben nicht wahllos einfach jemandem zugeordnet werden. Und drittens setzt dies ebenfalls voraus, das beim Empfänger sich auch jemand um die Anfragen kümmert.

Bei Asana gibt es die sog. Inbox, der alle Nachrichten über Aufgaben und Projekte gesammelt werden, in denen man beteiligt ist. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Nachrichten aus der Inbox zu versenden.

Man kann hier Nachrichten entweder an eine bestimmte Person oder an ein Projekt versenden.

Nach dem Versand der Nachricht kann eine entsprechende Aufgabe angelegt werden. Dies kann entweder in einem bestimmten Projekt oder in “Meine Aufgaben” erfolgen.

Wurde z. B. eine Nachricht in dem Projekt “Kundenanfragen” erstellt, kann sich ein Mitarbeiter als Verantwortlicher Mitarbeiter hier eintragen und die Aufgabe bearbeiten.

Der Vorteil der Inbox ist, dass hier alle Benachrichtigungen über Aufgaben gesammelt werden, an denen man beteiligt ist. D. h. wiederum, dass im Gegensatz zu einer E-Mail man hier wirklich fokussiert arbeiten kann, da man direkt sieht, was zu erledigen ist und nicht erst eine ellenlange E-Mail durchgelesen werden muss.

Außerdem bietet die Inbox die Möglichkeit, direkt auf Aufgaben zuzugreifen, welche einem zugewiesen wurden und Aufgaben einzusehen, bei denen man erwähnt wurde um auch direkt beantworten zu können. Außerdem besteht die Möglichkeit Update zu Aufgaben einzusehen, welche man delegiert hat.

Die Asana Inbox verfügt ferner über die Möglichkeit folgende drei Reaktionen durchzuführen

  1. Archivieren – Manche Benachrichtigungen sind nur zur Information, z. b. dass ein Fälligkeitsdatum geändert wurde. Diese Nachrichten können archiviert werden. Im Archiv können diese wieder aufgerufen und auch wieder in die Inbox verschoben werden.
  1. Antworten – Diese Funktion dient dazu, eine Frage zu einer Aufgabe direkt zu beantworten, ohne das Projekt aufrufen zu müssen. Sobald man die Frage beantwortet hat, kann man die Benachrichtigung archivieren.
  1. Erinnerungsaufgabe – Es kann vorkommen, dass eine Benachrichtigung zu einer neuen Aufgabe führt. Deswegen ist es möglich, aus einer Benachrichtigung eine Erinnerungsaufgabe zu erstellen. Diese wiederum wird in “Meine Aufgabe” aufgeführt.

Asana fügt hier automatisch den Link zu der eigentlichen Aufgabe hinzu, damit man ohne lange Suchen, die entsprechende Aufgabe wieder findet. Danach kann die Benachrichtigung ebenfalls ins Archiv verschoben werden. 

Somit ist es möglich, die Mailflut zu reduzieren wenn nicht sogar auf Null zu senken.

Jedoch sollte und muss eine solche Umstellung entsprechend geplant und vor allem später auch gelebt werden. 

Viele Grüße und bleibt gesund

euer Kai