Microsoft O365 und Asana

Hallo zusammen,

Heute möchte ich einmal einen etwas umfassenden Beitrag zum Thema Asana und Microsoft Office 365 veröffentlichen.

Die Aufgabenstellung ist folgende:

Daten, werden über ein Microsoft Forms Formular gesammelt. Mittels Microsoft Flow werden die Daten dann entsprechend als Aufgabe in Asana angelegt und mit den notwendigen Informationen versehen. Eine entsprechende Benachrichtigung soll später in Microsoft Teams erfolgen.

Parallel sollen die Daten in einer SharePoint Liste gesammelt werden, damit diese wieder später über Power BI oder auch über Power Apps weiter verwendet werden können.

Der Informationsfluss hierbei erfolgt i. d. R. durch die Konfiguration mittels Microsoft Flow.

Ferner gibt dies auch die Möglichkeit, Daten direkt in Microsoft SharePoint oder in Microsoft Power Apps zu erfassen und diese dann im Nachgang weiter über Asana zu verarbeiten.

Geplanter Workflow
Geplanter Workflow

Um diese Konstellation zu bewerkstelligen ist auf jeden Fall ein entsprechendes Microsoft Office 365 Konto notwendig, welche folgende Dienste des Herstellers aus Redmond beinhaltet:

  • Microsoft Forms
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Power Apps
  • Bei Bedarf Microsoft Power BI
  • Bei Bedarf Microsoft Outlook

Für die Überwachung und Dokumentation der Aufgaben

  • Asana
  • Microsoft OneDrive

Im ersten Schritt hierzu wird mittels Microsoft Forms ein Formular erstellt, welches die Daten abfragt, welche zur Aufgabenerstellung notwendig sind.

In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass wir hier zum einen Kundendaten für eine Anfrage benötigen. Um auch die Aufgabe entsprechend planen zu können, wird auch ein Fälligkeitsdatum abgefragt. Weitere Daten sind natürlich die gewünschte Lösung, die der Kunde wünscht und die Angaben zur Anschrift.

Das Microsoft Forms mit der Bezeichnung Endkundenanfrage enthält in diesem Beispiel folgende Fragen

EndkundeTextfeld
StraßeTextfeld
PLZ & OrtTextfeld
AnredeDropdownfeld
AnsprechpartnerTextfeld
Primäre RufnummerTextfeld
E-Mail AdresseTextfeld
ThemaTextfeld
Detaillierte BeschreibungTextfeld mit Langantwort
Notizen Textfeld mit Langantwort
FälligkeitsdatumDatum
Ein Formular in Microsoft Forms, welches als Startpunkt dient
Ein Formular in Microsoft Forms, welches als Startpunkt dient

Als nächstes wird in Asana ein Projekt angelegt. In diesem Fall benennen wir das Projekt „Endkundenanfragen“. Ob man dieses Projekt nun als Liste oder Board anlegt, muss jeder für sich selbst wissen. Ich für meinen Teil bevorzuge in diesem Fall die klassischen Aufgabenlisten.

In diesem Projekt habe ich ferner fünf Abschnitte erstellt

EingangHier landen erst einmal alle Anfragen, welche mit Micro-oft Flow an
Asana übermittelt werden.
In ArbeitAlle Aufgaben, die erst einmal
zugewiesen wurden und ent-
sprechend bearbeitet werden.
Interne Klärung notwendig Wenn Anfragen intern teamüber-
greifend besprochen werden müs-
sen, oder hier auf Antwort gewar-
tet wird.
Externe Klärung notwendig Wenn Anfragen an einen externen Partner übermittelt wurden, z. B.
für Projektpreisanfragen.
Nachverfolgung Wichtige Kundenanfragen, die
zwar abgeschlossen sind, jedoch
nach verfolgt werden sollen.
Asana Projekt mit den einzelnen Abschnitten
Asana Projekt mit den einzelnen Abschnitten

Nachdem nun das Microsoft Forms erstellt wurde, erfolgt die Erstellung der SharePoint Liste. In diesem Fall werden zum einen alle Felder aus dem Forms übertragen und es kommen noch weitere Felder hinzu, damit eine spätere Auswertung möglich ist.

Für eine ausführliche Auswertung und Übersicht, werden in der SharePoint Liste folgende Daten gesammelt

EndkundeEinzelne Zeile Text
StraßeEinzelne Zeile Text
PLZ und OrtEinzelne Zeile Text
AnredeEinzelne Zeile Text
AnsprechpartnerEinzelne Zeile Text
RufnummerEinzelne Zeile Text
E-MailEinzelne Zeile Text
ThemaEinzelne Zeile Text
Detaillierte BeschreibungMehrere Zeilen Text
NotizenMehrere Zeilen Text
StartdatumDatum
AbgabedatumDatum
BearbeitungsdatumBerechnetAbgabedatum –
Startdatum
FälligkeitsdatumDatum
DifferenzzeitBerechnetAbgabedatum –
Fälligkeitsdatum
Volumen – EKWährungZwei Nachkommastel-
len
Volumen – VKWährungZwei Nachkommastel-
len
Volumen – DLWährungZwei Nachkommastel-
len
Marge in €BerechnetVolumen-VK –
Volumen-EK & Zwei
Nachkommastellen
Marge in %BerechnetVolumen-VK /
Volumen-EK & Null
Nachkommastellen & Ausgabe in Prozent
StatusAuswahlfeld
Microsoft SharePoint Liste
Microsoft SharePoint Liste

Microsoft SharePoint ermöglicht es, aus einer SharePoint Liste heraus auch direkt eine PowerApp zu erstellen.

Auswahl für die Erstellung einer Microsoft PowerApp aus Microsoft SharePoint
Auswahl für die Erstellung einer Microsoft PowerApp aus Microsoft SharePoint

Nachdem man einen entsprechenden Namen für die PowerApp eingegeben hat, leitet Microsoft direkt auf die PowerApp Seite weiter, auf der nun entsprechende Einstellungen vorgenommen werden kann.

Hier besteht die Möglichkeit, eine entsprechende Anwendung zu erstellen. Dabei werden die Daten, aus der SharePoint Liste entsprechend übernommen. Eine detaillierte Beschreibung zu Microsoft PowerApps wird in einem anderen Beitrag kommen.

Microsoft PowerApp in der mobilen Ansicht

In diesem Ablauf kann sowohl Microsoft Forms, als auch Microsoft SharePoint oder auch Microsoft PowerApps als Startpunkt gewählt werden. Mittels Microsoft Flow besteht hier die Möglichkeit, die Informationen, welche gesammelt werden, entsprechend weiterzuleiten.

Ich habe hier als Startpunkt wieder die Eingabe einer Microsoft Forms Eingabe gesetzt.

Diesmal werden jedoch die Aufgaben sowohl nacheinander als auch parallel abgearbeitet.

Hier der komplette Flow im Detail.

Der komplette Flow im Detail.
Der komplette Flow im Detail.

Somit besteht die Möglichkeit, eine komplette Anfrage mit den entsprechenden Tools abzubilden, diese als Aufgabe Personen mit einem Fälligkeitsdatum zuzuordnen und über PowerApps als mobile Anwendung jederzeit abzufragen. Parallel besteht die Möglichkeit, z. B. für einen Außendienstmitarbeiter über PowerApps jederzeit die notwendigen Daten einzutragen und diese an den Innendienst zu senden.

Parallel dazu besteht die Möglichkeit, nicht Microsoft Forms sondern einen Eintrag in Microsoft SharePoint als Startpunkt zu nutzen.

Der zweite Flow ist relativ schnell erstellt. Als Startpunkt nehmen wir hier den Microsoft SharePoint Trigger „Wenn ein Element erstellt wird“. Danach ist die entsprechende SharePoint Seite sowie die Liste auszuwählen.

Als erste Aktion soll nun eine neue Asana Aufgabe angelegt werden. Als weitere Schritte habe ich dann die Aktualisierung der Asana Aufgabe eingestellt. Wir können hier z. B. als ersten Kommentar die komplette Endkundenanschrift nehmen und als zweiten Kommentar die detaillierte Beschreibung der Anfrage einfügen lassen. In das Notizfeld von Asana wiederum werden die Kontaktdaten des Ansprechpartners eingefügt. Dies hat den Vorteil, dass man direkt im Notizfeld sehen kann, wer für die Anfrage beim Kunden zuständig ist, und das Feld durch die detaillierte Beschreibung nicht unnötig aufgebläht wird.

Zusätzlicher Flow für die Notizen
Zusätzlicher Flow für die Notizen

Da die PowerApp nun mit der SharePoint Liste verknüpft ist, kann man wiederum Daten auch parallel zu Forms in der App eingeben. Da die Daten dann in der SharePoint Liste landen, werden durch diesen Flow auch wiederum automatisch die Asana Aufgaben angelegt.

Dokumente können dann auf OneDrive abgelegt und mit Asana verknüpft werden. Ferner besteht die Möglichkeit, die Daten aus der SharePoint Liste über PowerBi entsprechend auszuwerten. Dazu an anderer Stelle mehr, da ich mich noch nicht richtig mit dieser Lösung von Microsoft beschäftigen könnte.

Ich wünsche euch viel Erfolg beim Testen und Nachbauen des Flows.

Euer

Kai

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