Kalendereinträge als Asana Aufgabe

Hallo zusammen,

Heute möchte ich euch einmal einen kurzen Workflow in Microsoft Power Automate vorstellen.
Wer sich vielleicht einmal bei Todoist umgesehen hat wird feststellen, dass es hier die Möglichkeit gibt, seinen Google Kalender mit Todoist zu synchronisieren. Dadurch werden alle neuen Termine im Kalender als Aufgabe angelegt. Diese Funktion halte ich persönlich auch für sehr nützlich um somit in dem Termin auch gleich Aufgaben und Notizen machen zu können um diese so im Blick zu behalten.

Leider bietet Todoist hier keine Funktion für Micorosft 365 Kunden an. Außerdem gibt es bei Asana zwar die Möglichkeit, einen Projektkalender mit dem Outlook Kalender zu synchronisieren, aber einen Weg in die andere Richtung ist von Haus aus nicht möglich.

Abhilfe hier kann Microsoft Power Automate schaffen. Alternativ könnt ihr hier auch den Dienst von Automate.io nutzen. In beiden Fällen sollte in max. 5 Minuten der Flow durchgelaufen sein.
Ich werde euch hierzu auch beide Wege aufzeigen.

In beiden Fällen setzt es voraus, dass ihr einen entsprechenden Outllook Kalender, ein Asana Projekt und ein Konto für Microsoft Flow oder Automate.io habt.

Microsoft Power Automate

Nachdem ihr einen neuen Flow erstellt habt, wählt hierzu den „Direktflow“ aus, werdet ihr auf die bekannte Seite geleitet, in der ihr das Triggerevent auswählen müsst. Hierzu nehmt den Outlook Trigger „When a new event is created“ und wählt euren Kalender aus.

Für den Fall, dass ihr den Textinhalt der Aufgabe mit in Asana übernehmen wollt, ist erst ein kleiner Zwischenschritt notwendig. Dieser Schritt sorgt dafür, dass der Inhalt des Termins nicht als HTML Code übernommen wird, bei meinen Tests war dies leider immer der Fall, sondern als reinen Text.

Wählt hierzu als erste Aktion „Html to text“. Als Inhalt könnt ihr den „Body“ des Termins nehmen.

Als weitere Aktion könnt ihr nun „Create a task“ in Asana nehmen und die Aufgabe euren Anforderungen entsprechend anlegen lassen. Hier findet ihr mein Beispiel.

Automate.IO

Die Anlage eines Bots in Automate.io ist ebenfalls einfach und selbst erklärend. Als Bedingung nehmt hier Outlook mit „New Calendar Event“ und als Aktion Asana „Add Task“.

Automate.io gibt euch in der linken die Felder aus dem Kalendereintrag vor, die ihr per Drag’n’Drop in die jeweiligen Asana Felder ziehen könnt.

Im Gegenzug zu Power Automate habt ihr bei Automate.io ein paar mehr Einstellungen die ihr vornehmen könnt. So bietet Automate.io euch z. B. die Möglichkeit, gleich auch Follower oder Tags mit zu geben, welches bei Power Automate so ohne weiteres nicht möglich ist. Außerdem ist es bei Automate.io möglich, ohne weiteres die Aufgabe erst einmal keiner Person zuzuordnen.

Sowohl bei Power Automate als auch bei Automate.io sollten innerhalb von fünf Minuten die Flows bzw. Bots ausgeführt werden. Falls ihr euch eh schon in der Microsoft Welt bewegt und ihr die angesprochenen Punkte nicht braucht, so könnt ihr ruhig auf die Lösung von Microsoft zurückgreifen.

In der kostenlosen Version von Automate.io stehen euch fünf Bots und 300 Aktionen pro Monat zur Verfügung. Außerdem kann ein Bot keine mehrere Schritte haben. Eine Übersicht der einzelnen Abos von Automate.io findet ihr unter https://automate.io/app/plans

Solltet ihr Fragen haben, könnt ihr euch gerne bei mir melden.

Viel Erfolg beim Nachbauen.

Viele Grüße und bleibt gesund

euer Kai

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