Asana Kurznotiz – Aufgaben

Hallo zusammen,

nachdem ich in den ersten beiden Beiträgen einmal etwas zu der Struktur und den grundlegenden Ansichten in Asana geschrieben habe, möchte ich heute einmal einen Blick auf die Aufgaben werden.

Asana bietet bei den Aufgaben vielfältige Funktionen an und die Aufgabe verwalten und bearbeiten zu können. Zusätzlich zu den Möglichkeiten, jemandem eine Aufgabe zuweisen zu können und diese mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen, können auf Tags und, sollte man die Premiumfunktionen nutzen, auch mit benutzerdefinierten Feldern versehen werden. Somit kann man der Aufgabe zusätzliche Informationen wie z. B. den Status des Projektes oder einer bestimmten Zuordnung mitgeben.

Um der Aufgabe entsprechende Informationen mit zu geben,verfügt Asana über zwei Felder

  1. Beschreibung: Hier können grundlegende Informationen zu der Aufgabe abgelegt werden.
  2. Kommentare: Hier werden individuelle Informationen von allen Beteiligten hinterlegt.

Neben der Funktion, jemandem eine Aufgabe zuzuweisen, besteht außerdem die Option weitere Beteiligte mit an Bord zu nehmen. Diese erhalten dann eine entsprechende Benachrichtung, sobald sich etwas an der Aufgabe ändert. Die Beteiligten lassen sich im Kommentarfeld mit dem @ Zeichen hinzufügen.

Wichtig für die Zuweisung einer Aufgabe an eine andere Person ist dafür zu sorgen, dass diese Person alle Informationen erhält die sie benötigt, um diese Aufgabe bearbeiten zu können.

Es ist möglich in den Aufgaben Dokumente aus verschiedenen Quellen anzuhängen. Dabei ist zu beachten, dass Dokumente, welche von einem anderen Cloudspeicher angehängt werden, diese nur verknüpft werden. Wird die ursprüngliche Datei verschoben oder umbenannt, kann Asana mit der Verknüpfung nichts mehr anfangen.

Als Quellen stehen folgende Orte zur Verfügung:

  1. Lokaler Speicher (die Datei wird dann hochgeladen und im Regelfall bei Amazon Web Services abgelegt)
  2. Dropbox
  3. Google Drive
  4. Box
  5. OneDrive / SharePoint

Somit sind die gängigen Speicherorte entsprechend vorhanden.

Für die Zeiterfassung besteht zum einen die Möglichkeit, diese über externe Tools wie z. B. Toggl, welches mittels des Browser Addons auch auf der Seite aktiviert werden kann, oder über Harvest zu realisieren. Letzteres ist außerdem direkt im Menü eingebettet.

Weitere Funktionen stehen über das Punktemenü zur Verfügung.

Alles in allem bietet Asana eine umfangreiche Möglichkeit an, um Aufgaben in einem Projekt anzulegen und zu bearbeiten. Je nach Größe und Komplexität der Aufgabe sollte man folgende Schritte überlegen wenn sie so nicht bearbeitbar ist:

  1. Habe ich eine Fälligkeitsdatum, welche evtl. verschoben werden müsste bzw. kann?
  2. Kann ich diese Aufgabe evtl. weiter delegieren um so Mitarbeiter einzubinden, die diese Aufgabe direkt abarbeiten können?
  3. Kann ich diese Aufgabe evtl. in weitere kleinere Aufgaben (Unteraufgaben) aufteilen um diese somit erfolgreich abschließen zu können?

Es sei noch erwähnt, dass Aufgaben, welche in Abhängigkeit stehen, bei verschieben des Fälligkeitsdatum alle nachfolgende Aufgaben automatisch angepasst werden.

Für Fragen stehe ich euch gerne zur Verfügung.

Viele Grüße und bleibt gesund

euer Kai

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