Dateiübermittlung von Forms zu SharePoint

Hallo zusammen,

ich habe lange nach einer Lösung gesucht, wie man eine Daten, welche man per Microsoft Forms übermittelt an SharePoint senden kann. Es geht hier um Möglichkeiten, Lizenzen, Zertifizierungen oder Verträge, welche überwacht werden sollen, indem Element abzulegen

Nach einer Such bin ich auf YouTube auf ein Video von Lernen Tech gestoßen. Mit seiner Hilfe, konnte ich den Ablauf entsprechend in Power Automate abbilden. Die Anleitung hierzu stelle ich euch jetzt vor.
Das Video und den notwendigen Code findet ihr im YouTube Kanal von „Lernen Tech“ unter https://www.youtube.com/watch?v=UKuzX8zlnuE

Um den Ablauf hinzu bekommen, braucht man ein Formular aus Microsoft Forms, sowie eine SharePoint Liste. Beides sind zu erstellt, dass die Felder eindeutig zugeordnet werden können.

Bevor wir den Flow anlegen, noch ein kurzer Hinweis. Ich habe die Sprache auf Englisch umgestellt, da ich bei einer Aktion irgendwie nicht in der Lage war, die korrekte deutsche Übersetzung zu finden. Falls dies jemand tut, kann er mir gerne eine kurze Nachricht schicken, dann passe ich meine Beschreibung hier entsprechend an

Wenn das Formular und die SharePoint Liste erstellt wurden, wechselt man zu Power Automate und erstellt im ersten Schritt einen „Instant Flow (Direkter Flow)“.

Als Trigger (Startbedingung) wählt man nun die Option „When a new response is submitted“ und gibt das zu überwachen Formular an.

Somit weiß Power Automate, wann der Flow starten soll.

Als erste Aktion wird nun hier „Get response details“ ausgewählt. Somit sollen die Daten, welche übermittelt wurden, ausgewählt werden.

Nachdem dies geschehen ist, soll nun über die SharePoint Aktion „Create item“ ein Eintrag in der Liste erstellt werden. Hier ist die entsprechende SharePoint Seite sowie der Name der Liste auzuwählen. Die entsprechenden Felder aus dem Formular sind nun mit den Spalten aus der SharePoint Liste zu verknüpfen.

Als nächste Aktion in diesem Vorgang muss nun ein wenig Programmiercode eingefügt werden. Als Aktion wählt man nun „Parse JSON (JSON analysieren)“ ausgewählt. Als Inhalt wählt man nun das Formularfeld aus, welches für den Dateiupload vorgesehen ist.
Der Code zu einfügen sieht wie folgt aus:

{
    "type": "array",
    "items": {
        "type": "object",
        "properties": {
            "name": {
                "type": "string"
            },
            "link": {
                "type": "string"
            },
            "id": {
                "type": "string"
            },
            "type": {},
            "size": {
                "type": "integer"
            },
            "referenceId": {
                "type": "string"
            },
            "driveId": {
                "type": "string"
            },
            "status": {
                "type": "integer"
            },
            "uploadSessionUrl": {}
        },
        "required": [
            "name",
            "link",
            "id",
            "type",
            "size",
            "referenceId",
            "driveId",
            "status",
            "uploadSessionUrl"
        ]
    }
}

Dieser kann so 1:1 übernommen werden.

Im letzten Schritt wird nun als Aktion eingestellt, dass die Datei in dem entsprechenden SharePoint Eintrag hinzugefügt werden soll. Hierzu wählt man zuerst als Aktion „Get file content using path“ und gibt den Pfad aus OneDrive an.

Es darf jedoch keine Datei ausgewählt werden. Als Dateiname wählt man den JSON Wert „name“

Nachdem der Flow nun gespeichert wurde werden die Daten inkl. Datei in die jeweilige SharePoint Liste übertragen.

Viel Erfolg beim nachbauen.

Viele Grüße und bleibt gesund

euer Kai

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