SharePoint – Bedingte Formatierung

Hallo zusammen,

heute einmal ein kleiner Tipp im Umgang mit Microsoft SharePoint Online, den ich heute gelernt habe.

Vielleicht steht ihr vor der Situation, dass ihr eine etwas größere SharePoint Liste mit unzähligen Einträgen habt. Aus Microsoft Excel oder auch aus der Anwendung Monday.com kennt ihr die Möglichkeit, bestimmte Felder bzw. Spalten farbig zu markieren. So z. B. könnte man eine Liste mit erstellten Angeboten eine Spalte „Status“ hinzufügen und diese je nach Situation farbig markieren.

Microsoft SharePoint bietet hier eine rudimentäre Lösung an. Für unser Beispiel haben wir eine kleine Liste erstellt, in dem wir die erstellten Angebote erfassen.

Hier haben wir die Spalte „Status“, nach der wir später filtern oder grupieren können eingefügt. Die Spalte „Status“ hat dabei folgende Einträge:

  • Offen
  • Abgegeben
  • Gewonnen
  • Verloren
  • Eingestellt
  • Zurückgestellt

Nun soll farblich direkt ersichtlich sein, welcher Status das jeweilige Angebot hat. Hierzu öffnet man nun das Pulldown Menü bei der entsprechenden Spalte und wählt im Menü die Punkte „Spalteneinstellungen“ und dann „Diese Spalte formatieren“ aus.

SharePoint bietet nun hier die Auswahl „Auswahloptionen formatieren“ oder „Bedingte Formatieren“. Der einfachheithalber wählen wir hier den Punkt „Auswahloptionen formatieren“ aus.

SharePoint erkennt nun, welche Werte in der Spalte vorhanden sind und macht automatisch Formatierungsvorschläge.

Klickt man nun auf das Formatierungssymbol auf der rechten Seite (das kleine A mit dem Stift) kann man die Formatvorlage entsprechend anpassen. Es stehen hier diverse Farben und Symbole zur Verfügung.

Nachdem man nun die gewünschten Formatierung eingestellt hat, werden diese auf die jeweilige Spalte übernommen.

Somit hat man die Möglichkeit, größere Tabellen etwas aufzulockern und direkt an der Farbe und / oder dem Symbol zu sehen, wie z. B. der jeweilige Status eines Eintrages ist.

Solltet ihr Fragen haben, könnt ihr euch gerne direkt bei mir melden.

Ansonsten viel Erfolg beim ausprobieren.

Euer

Kai

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