Westsued Flow – SharePoint Ablage

Hallo zusammen,

ich hatte vor einiger Zeit ja einmal euch meinen Workflow präsentiert, wie Asana und Microsoft 365 prima zusammenarbeiten können. Das Ganze wird über die Erfassung von Daten mit Hilfe von Microsoft Forms realisiert. Die Daten werden im Anschluss mittels Microsoft Power Automate an Asana und Microsoft SharePoint übermittelt.

Nun möchte ich euch eine erste Erweiterung vorstellen, die ihr in Forms integrieren könnt. Es geht dabei um die Anlage von Ordnern auf einem SharePoint Verzeichnis.

Mit Hilfe von Microsoft Power Automate könnt ihr Ordner auf einem SharePoint Laufwerk automatisch anlegen lassen. Dabei könnt ihr den Namen des Verzeichnisses entsprechend festlegen. Ihr könnt dabei Daten aus Microsoft Forms nehmen und diese entsprechend zusammenfügen.

Um diese Erweiterung zu nutzen, wählt man in Power Automate die Funktion „SharePoint“ und dort „Create new folder“. Flow erwartet hier die Information, auf welchem SharePoint der Ordner angelegt werden soll. Bei „Folder Path“ wählt man hier nun den Ordner aus, der evtl. schon im Dokumentenordner angelegt wurde und ergänzt diesen nun mit den Daten, wie der Ordnername aussehen soll.

Der Ordnername setzt sich in unserem Beispiel aus dem Endkundennamen sowie dem Thema der Anfrage sowie der internen Referenznummer zusammen.

Nachdem der Ordner im SharePoint Ordner angelegt wurde, wird an Asana der Link entsprechend zurückgemeldet und in den Kommentaren vermerkt. Somit sind in Asana alle entsprechenden Informationen zentral abgelegt.

In Power Automate fügt man nun als Feld den Wert „Link zu Element“ ein. Dadurch wird später in der Asana Aufgabe der Verzeichnispfad angelegt.

Somit seid ihr in der Lage, Asana noch stärker als zentrale Anwendung in Verbindung mit Microsoft 365 zu nutzen.

Bei Fragen könnt ihr mir gerne eine Nachricht zusenden.

Viele Grüße und bleibt gesund

Euer Kai

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